Финансовый архив

Централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, быстрый поиск документов, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.

• в 15 раз сокращаются потери документов за счет их централизованного хранения;
• в 7-12 раз быстрее подготовка к проверке контролирующими органами;
• в 7-20 раз увеличивается скорость поиска документов.

Возможности решения

Единое хранилище электронных и бумажных документов

В финансовый архив Directum RX заносятся:

• документы, которые контрагент прислал через сервис обмена;
• исходящие финансово-хозяйственные документы, которые загружаются в финархив Directum RX после формирования их в учетной системе;
• договорные документы, которые поступили от контрагентов, созданы в Directum RX или синхронизировались из учетной системы;
• скан-копии бумажных документов, полученные от контрагентов.

Контроль полноты архива

В решении предусмотрены специальные списки для отслеживания подписания документов. С их помощью сотрудники быстро находят экземпляры, у которых отсутствуют скан-копии и по которым ожидается подписание.

Если в списке «Ожидают подписания» есть документы, ответственный отслеживает их согласование. Например, звонит контрагентам или организует подписание в компании. А если документы находятся в списке «Отсутствуют скан-копии», то ответственный за финансовый архив может отправить сотрудникам задачи на занесение отсканированных экземпляров.

Удобный поиск по архиву

Если документы хранятся в бумажном виде, на их поиск зачастую тратятся часы, а иногда дни. В финансовом архиве Directum RX сотрудники оперативно находят документы и формируют комплекты по заданным критериям: тип документа, контрагент, период и т.д., например, для сверок с поставщиками. 

Быстрая подготовка к налоговым проверкам

В Directum RX сотрудники оперативно собирают документы для представления в контролирующие органы. Доступна как выборочная, так и массовая выгрузка документов. Например, для массовой выгрузки можно привязывать все первичные учетные документы к соответствующему договору. Чтобы экспортировать документы, достаточно задать критерии и в два клика выгрузить все данные в нужном формате. Дополнительно скачивается отчет с результатами.