Долговременный архив

Комплексное решение для управления бумажным и электронным архивом c гарантией юридической значимости документов:

• в 5-7 раз дешевле физического архива;
• 75 лет и более сохраняется целостность и воспроизводимость электронных документов;
• в 100% гарантия юридической значимости документов в течение нормативных сроков.

Решение требует доработки под бизнес-потребности и ИТ-ландшафт заказчика, реализуется в индивидуальном порядке

Возможности решения

Прием документов в архив

Делопроизводитель подготавливает дела для передачи в архив и в несколько кликов создает сдаточную опись. Когда архивист подписывает опись, решение автоматически проверяет целостность документов и принимает их на хранение.

Размещение в архиве

Решение помогает архивисту проводить систематизацию и учет поступивших документов:

• вести архивные фонды для группировки дел по организациям и филиалам;
• формировать сводные описи дел;
• создавать учетные документы, с помощью которых можно получить наглядное представление об изменениях в архивных фондах.

Работа с документами

Если сотруднику необходимо получить информацию из архива, он направляет запрос, например, на предоставление архивной выписки или временного доступа к документам.
Архивист быстро находит и выгружает нужные документы по наименованию, текстовому фрагменту или другим критериям.

Регулярные процедуры

Важно поддерживать сохранность и юридическую значимость архивных документов, для этого решение регулярно:

• проверяет неизменность содержимого документа;
• проставляет метки доверенного времени (штампы времени). Постепенно подпись документа совершенствуется до формата CAdES-A, который добавляет к электронной подписи архивные штампы времени и используется для долгосрочного хранения подписей.

Процедуры не требуют участия архивиста и проходят в фоновом режиме.

Уничтожение документов

Сроки хранения контролируются системой. Документы с истекшим сроком передаются на экспертизу ценности. По решению экспертной комиссии документы, потерявшие ценность, уничтожаются.
Решение «Долговременный архив» обеспечивает целостность и юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения, сокращает трудоемкость рутинных операций делопроизводителя и архивиста, а также снижает стоимость архивного хранения.