Управление проектами
Контроль всех стадий проекта, согласование документов и прозрачное взаимодействие участников процесса:
- в 4-6 раз сокращаются сроки подготовки проектной документации;
- на 20% повышается исполнительская дисциплина;
- на 30-40% ускряется решение рабочих вопросов.
Проблема
|
|
Решение
|
- Разрабатывать проектную документацию трудозатратно: в компаниях отсутствуют утвержденные типовые формы;
- Сроки выполнения заданий затягиваются из-за отсутствия прозрачной системы контроля;
- Задачи теряются, договоренности забываются, так как нет согласованных регламентов взаимодействия между руководителем проекта и исполнителями;
- У высшего руководства нет точной информации по прогрессу работ и количеству проектов в компании.
|
|
Управлять внутренними и внешними проектами в электронном виде, это позволит:
- Разрабатывать проектную документацию по шаблонам;
- Быстро находить документы по проекту в цифровом пространстве;
- Разграничивать доступ сотрудников к конфиденциальной информации;
- Фиксировать сроки и обязанности по задачам, контролировать их исполнение;
- Согласовывать документы и работы по регламентам;
- Отслеживать загрузку сотрудников и их движение по этапам проектов.
|
Возможности решения
В начале работ руководитель создает карточку проекта: указывает участников, сроки и настраивает структуру папок. Таким образом, все сведения о проекте доступны в одном месте.
Прямо из карточки проекта руководитель в один клик создает устав и предварительный план работ по проекту, в которых фиксирует цели, ресурсы, контрольные точки, порядок взаимодействия участников.
Документы проекта сохраняются в одну папку, поэтому сотрудникам не придется искать их по всей системе.
На следующем этапе руководитель проекта определяет оптимальный состав работ для достижения целей. Планы детализируются и уточняются, а затем отправляются на согласование и утверждение по принятым процессам. При этом каждая компания может легко настроить порядок согласования проектных документов под себя с помощью удобного графического редактора.
В ходе проекта сотрудники создают множество документов в Directum RX: входящие и исходящие письма, договорные документы, промежуточные и итоговые отчеты, проектные решения. Система автоматически выдает на них права участникам в соответствии с их ролью.
В системе Directum RX руководитель проекта контролирует исполнение работ с помощью постановки задач и выдачи поручений. Также он может отслеживать и находить новые документы в списке «Документы по проектам» с помощью фильтров и сортировки.
Промежуточные отчеты формируются прямо из карточки проекта и помогают отслеживать показатели, анализировать причины отклонений.
С помощью специального реестра можно посмотреть и оценить, на какой стадии находится каждый проект и какой процент работ выполнен на текущий момент.
Когда работы завершены, руководитель готовит и отправляет на утверждение итоговый отчет, закрывает проект в системе. Папка со всеми документами отправляется в архив.